Der Schuhkarton hat ausgedient
Lieferantenrechnung im Postfach? Weiterleiten. Kassenbon in der Hand? Abfotografieren. Psymora liest den Beleg aus, legt die Einkaufsrechnung an und erinnert Sie ans Kontrollieren — kein Abtippen, kein Suchen am Jahresende. Im Auslieferungszustand ohne jeden KI-Dienst: Es liest der eingebaute Parser, und kein Beleg verlässt Ihr System.
Vom Posteingang zum gebuchten Beleg
Beleg hinschicken
Mail an Ihr persönliches Import-Postfach weiterleiten — mit PDF, Foto oder Scan im Anhang. Nur Absender aus Ihrem Team werden akzeptiert, jede Mail wird auf Echtheit geprüft.
Psymora liest aus
Erkannt werden Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Positionen und Beträge. E-Rechnungen und PDFs mit Text liest Psymora selbst; für Fotos und Scans können Sie zusätzlich eine Texterkennung oder ein KI-Modell einschalten. Der Lieferant wird gefunden oder neu angelegt, der Original-Beleg bleibt am Datensatz.
Kurz prüfen, freigeben
Auf Ihrer To-do-Liste steht „EK-Rechnung kontrollieren". Ein Blick, „Auto-Import bestätigen", freigeben — und beim Bank-Abgleich findet die Abbuchung ihren Beleg von selbst.
Was der Belegimport kann
Liest praktisch alles
Vier Wege, in dieser Reihenfolge versucht — die ersten drei ohne jeden fremden Anbieter.
- PDF, Foto und Scan: JPEG, PNG, HEIC vom iPhone, TIFF vom Scanner — und sogar das Foto, das in einem PDF eingebettet ist.
- Mitdenken inklusive: mehrere Fotos in einer Mail sind Seiten einer Rechnung; Signatur-Logos werden nicht zu Belegen.
- E-Rechnungen exakt: ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung und ebInterface tragen ihre Werte als Datenfelder bei sich — die werden gelesen, nicht geraten. Ohne KI, ohne Kosten.
- KI ist die Kür, nicht die Voraussetzung: Standard ist „keine KI". Wer mehr Erkennung für Fotos will, schaltet eine lokale Texterkennung ein, hinterlegt ein Modell auf dem eigenen Server — oder wählt Claude bzw. OpenAI mit dem eigenen Schlüssel.
- Nichts geht verloren: kann ein Beleg nicht gelesen werden, wird er trotzdem angelegt — als „nachzuerfassen" markiert, mit Original im Anhang und Aufgabe auf Ihrer Liste.
- Absetzbar-Anteil aus der Mail: „50%" in die erste Zeile der Mail geschrieben — schon steht der absetzbare Anteil am Beleg und in der Jahresauswertung.
Der Einkauf ist schon im Kern dabei
Lieferanten und Eingangsrechnungen gehören zur Basis — ohne Ausgaben rechnen E/A-Rechnung und UVA ja nicht. Das Modul erspart Ihnen das Abtippen.
- Lieferanten & Eingangsrechnungen — anlegen, erfassen, Vorsteuer ziehen. In jedem Tarif enthalten.
- Freigabe-Workflow: Entwurf → geprüft → freigegeben → bezahlt. Wer freigibt, bestimmen die Rechte.
- Original immer dabei: Beleg-PDF oder Foto direkt aus Liste und Formular anzeigen und herunterladen — auch in sieben Jahren noch.
- Fremdwährung richtig gerechnet: Beleg in USD & Co. mit EZB-Referenzkurs, Auswertungen und UVA in Euro — inklusive Kursgewinn/-verlust bei der Zahlung.
- Zahlung findet Beleg: beim Bank-Abgleich werden auch Eingangsrechnungen automatisch zugeordnet — offene Lieferantenrechnungen sehen Sie auf einen Blick.
- Mit dem Modul zusätzlich: eigenes Import-Postfach, automatische Auslesung und Lieferanten-Erkennung über UID, E-Mail oder Namen.
Häufige Fragen zum Belegimport
Es geht nie etwas verloren: Der Beleg wird trotzdem angelegt — mit dem Original als Anhang und einem roten Hinweis „nachzuerfassen“ samt Aufgabe auf Ihrer To-do-Liste. Sie tragen die Werte nach, der Beleg ist da.
Ja. Fotos und Scans werden genauso gelesen wie PDFs — JPEG, PNG, HEIC vom iPhone oder TIFF vom Scanner. Mehrere Fotos in einer Mail gelten als Seiten einer Rechnung, und sogar das Foto, das in einem PDF steckt, wird erkannt.
Zuerst wird über die UID gesucht, dann über die E-Mail-Adresse, dann über den Namen. Gibt es den Lieferanten noch nicht, wird er automatisch angelegt und zur Kontrolle markiert. Belege ohne erkennbaren Absender sammeln sich unter „Unbekannter Lieferant“ — nichts verschwindet.
Ja — und für einen großen Teil der Belege sogar ohne jede KI. Echte E-Rechnungen (ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung, ebInterface) tragen ihre Werte als Datenfelder bei sich; die werden ausgelesen, nicht geraten. PDFs mit Textebene — praktisch jede per Mail verschickte Rechnung — liest Psymora ebenfalls selbst. Bleibt der abfotografierte Kassenbon: Dafür können Sie entweder eine Texterkennung auf Ihrem eigenen Server laufen lassen oder ein KI-Modell auf einer eigenen Maschine (Ollama, vLLM, LM Studio) hinterlegen. In beiden Fällen verlässt kein Beleg Ihr Haus. Wer die Cloud-Anbieter nutzt, gibt seinen eigenen Schlüssel an und kann jederzeit auf „keine KI“ umstellen.
Nur, wenn Sie einen Cloud-Anbieter ausdrücklich einrichten — ab Werk ist keiner eingestellt. Dann geht je Beleg das Beleg-Dokument selbst hinaus: das PDF unverändert, ein Foto als Bild, dazu ein fester Anweisungstext, der nur das gewünschte Antwortformat beschreibt.
Nicht übermittelt werden Betreff und Text der E-Mail, die Absenderadresse, Ihre Klienten- und Kundendaten, Ihre Lieferanten-Stammdaten, Ihre Firmen- und Bankdaten sowie Anhänge, die kein Beleg sind. Ist der Beleg eine E-Rechnung, wird gar kein Anbieter gefragt. Was allerdings im Beleg steht, geht mit — trägt eine Supervisionsrechnung einen Klientennamen, erreicht dieser den Anbieter.
Sie hinterlegen Ihren eigenen Schlüssel und schließen damit einen eigenen Vertrag mit dem Anbieter; Psymora ist daran nicht beteiligt und sieht Ihre Belege nicht. Datenschutzrechtlich bleiben Sie der Verantwortliche, der Anbieter wird Ihr Auftragsverarbeiter — der Auftragsverarbeitungsvertrag ist mit ihm zu schließen. Dieselbe Aufstellung steht in Psymora direkt bei der Einstellung, bevor Sie einen Anbieter aktivieren.
Einen eigenen Server — auf gemietetem Webspace läuft das nicht, weil ein Sprachmodell dauerhaft mehrere Gigabyte Arbeitsspeicher belegt. Ohne Grafikkarte genügt eine Maschine mit rund 8 GB RAM; sie braucht dann etwa eine halbe bis anderthalb Minuten je Belegseite. Mit Grafikkarte sind es Sekunden. Ehrlich gerechnet lohnt sich das selten wegen der Kosten — ein Beleg über einen Cloud-Anbieter kostet Bruchteile eines Cents — sondern dann, wenn grundsätzlich nichts nach außen gehen soll.
Passt gut dazu
Nie wieder Belege abtippen
Der Belegimport ist in Praxis-Edition, Business und Komplett inklusive — oder einzeln um 9 € zur Basis. Monatlich kündbar.