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Datenschutzerklärung

Wir behandeln deine Daten nach der DSGVO und dem österreichischen Datenschutzgesetz.

Verantwortlicher

RSTCode — Robert Strecher
Hitzendorf 92, 8151 Hitzendorf, Österreich
E-Mail: hallo@psymora.at
Telefon: +43 681 10543866

Aufruf dieser Website

Beim Aufruf werden vom Webserver automatisch Zugriffsdaten protokolliert (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browsertyp). Das dient dem sicheren Betrieb und der Fehlersuche. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Website setzt keine Tracking-Cookies und bindet keine Analysedienste ein.

Schriftarten

Die verwendeten Schriftarten — Inter und Bricolage Grotesque, beide unter der SIL Open Font License — liegen auf unserem eigenen Server und werden von dort ausgeliefert. Beim Aufruf einer Seite entsteht dadurch keine Verbindung zu einem Dritten: Es wird kein Schriftdienst kontaktiert, es geht keine IP-Adresse an einen anderen Anbieter, und es werden dafür keine Cookies gesetzt. Dasselbe gilt in der Anwendung selbst — auch dort werden die Schriftarten lokal ausgeliefert, sodass die tägliche Arbeit in Psymora keine Spur bei einem fremden Anbieter hinterlässt.

Kontaktanfragen

Schreibst du uns über das Kontaktformular, verarbeiten wir die von dir angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, optional Unternehmen und Telefon, Thema und Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung deiner Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. lit. f (berechtigtes Interesse an der Beantwortung).

Die Nachricht wird auf unserem eigenen Server verarbeitet und per E-Mail an uns zugestellt — es sind keine Dienste Dritter eingebunden (kein reCAPTCHA, kein Formular-Dienstleister). Zum Schutz vor automatisiert versendetem Spam prüfen wir beim Absenden eine einfache Rechenaufgabe sowie technische Merkmale des Formulars; dabei wird zur Missbrauchsabwehr die IP-Adresse des Absendezeitpunkts in der Anfrage-Mail vermerkt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir löschen Anfragen, sobald sie erledigt sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

Kennenlerngespräch buchen

Auf der Startseite kannst du einen Termin für ein unverbindliches Kennenlerngespräch wählen. Die Terminauswahl wird dafür in einem Rahmen von unserer eigenen Psymora-Instanz geladen — einer Anwendung desselben Betreibers auf einer anderen Adresse derselben Unternehmung, nicht von einem fremden Dienst. Erst wenn du dort einen Termin buchst, werden Daten übertragen.

Verarbeitet werden dabei Name, E-Mail-Adresse und der gewählte Termin, dazu die Angaben, die du im Buchungsformular freiwillig machst — ausschließlich zur Durchführung und Bestätigung dieses Gesprächs. Rechtsgrundlage sind vorvertragliche Maßnahmen auf deine Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wir geben diese Daten nicht weiter und verwenden sie für keinen Newsletter. Einen Termin kannst du jederzeit über den Link in der Bestätigungsmail absagen; wir löschen die Angaben, sobald das Gespräch erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

Deine Rechte

Dir stehen jederzeit zu:

Genügt unsere Antwort nicht, kannst du dich bei der österreichischen Datenschutzbehörde beschweren: www.dsb.gv.at

Kunden der Software

Nutzt du Psymora als Kundin oder Kunde, verarbeiten wir die Daten deiner Klientinnen und Klienten ausschließlich in deinem Auftrag. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, den du vor Vertragsbeginn von uns erhältst und der sich schon vorher nachlesen lässt. Jede Instanz erhält eine eigene Datenbank und einen eigenen Verschlüsselungsschlüssel. Verschlüsselt in der Datenbank liegen: Sitzungsnotizen, Patientendokumentation, Diagnosen, Klientennotizen, SV-Nummer, Terminnotizen und die Inhalte angehängter Dateien. Stamm- und Termindaten (Name, Kontaktdaten, Datum, Dauer) bleiben lesbar, weil die Software darin suchen und rechnen muss; der Zugriff darauf ist über Rechte geregelt und wird protokolliert, auch das reine Lesen. Die täglichen Sicherungen sind verschlüsselt.

Support-Anfragen aus der Software

In Psymora gibt es ein Support-Postfach: Du schreibst uns aus der laufenden Anwendung, wir antworten im selben Vorgang, beide Seiten sehen denselben Verlauf. Für diese Verarbeitung sind wir selbst Verantwortlicher — anders als für die Daten deiner Klientinnen und Klienten, die wir ausschließlich in deinem Auftrag verarbeiten. Betroffen sind die Personen, die bei dir schreiben, nicht deine Klientel.

Verarbeitet werden Name und E-Mail-Adresse der schreibenden Person, Betreff und Text der Nachrichten mit Zeitpunkt sowie die Kennung deiner Instanz; intern ordnen wir den Vorgang ein und halten Notizen dazu fest. Diese internen Angaben verlassen unseren Lizenzserver nicht und werden deiner Instanz nicht übermittelt. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung unseres Vertrags, in dessen Rahmen wir Support schulden) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachweis der erbrachten Leistung sowie Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen).

Gesendete Nachrichten kannst du nicht selbst löschen. Der Verlauf ist auch der Nachweis darüber, was gemeldet und was zugesagt wurde; könnte eine Seite ihn nachträglich verändern, wäre er als Nachweis wertlos (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO). Deshalb steht über jedem Eingabefeld, dass dort niemals Patientendaten anzugeben sind, und das Postfach nimmt keine Anhänge und keine Bildschirmfotos entgegen. Ist doch etwas hineingeraten: melde es uns im selben Vorgang — wir löschen einzelne Nachrichten und ganze Vorgänge jederzeit. Spätestens sechs Monate nach Deaktivierung deiner Instanz löschen wir den Verlauf ohnehin.

Ist deine Instanz gesperrt, erreichst du das Postfach nicht. Für diesen Fall gibt es das Kontaktformular auf der Sperrseite; es legt keinen Vorgang an, sondern wird nur als E-Mail an uns weitergeleitet.

Hosting

Die Anwendung wird bei einem Anbieter innerhalb der Europäischen Union betrieben; der laufende Betrieb findet ausschließlich innerhalb der EU statt. Welche Anbieter wir dafür einsetzen und wie sie jeweils datenschutzrechtlich eingebunden sind, führen wir — wie beim Videoserver — in der Anlage „Unterauftragsverarbeiter“ zum Auftragsverarbeitungsvertrag auf; unsere Kundinnen und Kunden erhalten sie vor Vertragsbeginn. Eine Übermittlung in ein Drittland kann nur in zwei Fällen entstehen, und beide schaltest du selbst ein: wenn du die KI-Belegerkennung mit einem eigenen Zugang einrichtest, und wenn du einen Kalender verbindest, dessen Anbieter außerhalb der EU sitzt. Was das jeweils bedeutet, steht in den beiden folgenden Abschnitten. Nutzt du Videotermine, kommt ein zweiter Server hinzu, auf dem diese laufen — dazu der Abschnitt „Videotermine“.

Automatische Belegerkennung (optional, ab Werk ausgeschaltet)

Psymora kann Eingangsrechnungen auslesen, die du an ein eigenes Import-Postfach schickst oder abfotografierst. Dafür gibt es mehrere Wege, und die Voreinstellung lautet „keine KI“: E-Rechnungen (ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung, ebInterface), PDFs mit Textebene und die lokale Texterkennung werden auf dem Server in der EU verarbeitet. In dieser Werkseinstellung verlässt kein Beleg das Rechenzentrum. Dasselbe gilt, wenn du ein KI-Modell auf einer eigenen Maschine hinterlegst.

Zusätzlich lässt sich ein Cloud-Anbieter für die KI-Auslesung einrichten. Das geschieht nicht von selbst: Die Funktion wird erst wirksam, wenn du in den Einstellungen ausdrücklich einen Anbieter wählst und einen eigenen Zugangsschlüssel hinterlegst. Tust du das, wird die betreffende Rechnungsdatei zur Auswertung an den von dir gewählten Anbieter übermittelt — derzeit wahlweise Anthropic oder OpenAI, beide mit Sitz in den Vereinigten Staaten. Damit findet eine Übermittlung in ein Drittland im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO statt.

Verantwortlich dafür bist du: Der Zugang lautet auf deinen Namen, die vertragliche Beziehung besteht zwischen dir und dem Anbieter, und dieser wird dein Auftragsverarbeiter — nicht unserer. Prüfe vor der Aktivierung dessen Vertragsbedingungen, insbesondere Verarbeitungsort, Speicherdauer und Ausschluss vom Modelltraining, nimm die Verarbeitung in dein Verarbeitungsverzeichnis auf und ergänze deine eigenen Datenschutzinformationen entsprechend. Beim erstmaligen Hinterlegen eines solchen Zugangs verlangt Psymora eine ausdrückliche Bestätigung und hält sie mit Person und Zeitpunkt im Aktivitätsprotokoll fest.

Betroffen sind ausschließlich Eingangsrechnungen — also Belege deiner Lieferanten. Daten deiner Klientinnen und Klienten, Behandlungsdokumentation und Diagnosen werden zu keinem Zeitpunkt an einen KI-Dienst übermittelt; die Anwendung liest dafür nichts aus der Datenbank aus. Übermittelt werden das Beleg-Dokument selbst und ein fester Anweisungstext — nicht aber Betreff und Text der E-Mail, die Absenderadresse, deine Stamm-, Firmen- und Bankdaten oder Anhänge, die kein Beleg sind. Bei einer E-Rechnung wird gar kein Anbieter gefragt.

Ein Punkt der Vollständigkeit halber: Was im Beleg selbst steht, geht mit. Trägt etwa eine Supervisions- oder Laborrechnung einen Klientennamen im Text, erreicht dieser Name den Anbieter. Das lässt sich nur am Beleg steuern, nicht in der Software — prüfe deshalb, welche Belege du an das Import-Postfach schickst. Du kannst jederzeit wieder auf „keine KI“ zurückstellen; ab diesem Zeitpunkt verlässt erneut kein Beleg das Rechenzentrum.

Kalenderverbindung (optional, ab Werk ohne personenbezogene Daten)

Psymora kann gebuchte Termine automatisch in deinen eigenen Kalender eintragen und bei einer Absage wieder daraus entfernen. Auch das geschieht nicht von selbst: Es wird erst wirksam, wenn du in den Einstellungen einen Kalender verbindest — über Google oder über CalDAV (Apple iCloud, Nextcloud, Fastmail, mailbox.org und andere). Ohne eine solche Verbindung verlässt kein Termin die Anwendung. Ein reines Kalender-Abo (ICS) ist davon ebenfalls nicht betroffen: Es liest nur belegte Zeiten und trägt nie etwas ein.

Wie viel übertragen wird, entscheidest du je Verbindung. Die Voreinstellung für jede neu verbundene Verbindung lautet „Nur Kennung“: Im Kalender stehen dann ausschließlich Datum, Uhrzeit, der Ort des Termins und eine Buchungsnummer, über die du den Termin in Psymora wiederfindest — kein Name, keine E-Mail-Adresse, keine Telefonnummer, kein Anliegen und keine Antworten auf deine eigenen Formularfelder. Stellst du eine Verbindung auf „Vollständig“ um, werden zusätzlich Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, der Freitext „Anliegen“ und die Antworten auf deine Formularfelder übertragen; bei Google wird die buchende Person dann außerdem als Teilnehmerin oder Teilnehmer des Termins eingetragen, was Name und E-Mail-Adresse einschließt.

Wohin diese Daten gehen, hängt vom Kalenderanbieter ab, den du wählst. Verbindest du einen Google-Kalender, werden sie an Google mit Sitz in den Vereinigten Staaten übermittelt; damit findet eine Übermittlung in ein Drittland im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO statt. Bei CalDAV kommt es auf den Server an, den du einträgst: Steht er in der EU, bleiben die Daten in der EU — steht er außerhalb, gilt dasselbe wie bei Google. Bedenke dabei, dass in einer Psychotherapiepraxis bereits die Tatsache einer Terminvereinbarung ein Gesundheitsdatum nach Art. 9 DSGVO ist.

Verantwortlich dafür bist du: Das Kalenderkonto lautet auf deinen Namen, die vertragliche Beziehung besteht zwischen dir und dem Anbieter, und dieser wird dein Auftragsverarbeiter — nicht unserer. Prüfe vor dem Verbinden dessen Vertragsbedingungen, insbesondere den Verarbeitungsort, nimm die Verarbeitung in dein Verarbeitungsverzeichnis auf und ergänze deine eigenen Datenschutzinformationen entsprechend. Beim Verbinden eines Kalenders verlangt Psymora eine ausdrückliche Bestätigung und hält sie mit Person und Zeitpunkt im Aktivitätsprotokoll fest.

Du kannst den Umfang jederzeit wieder auf „Nur Kennung“ zurückstellen oder die Verbindung ganz trennen; ab diesem Zeitpunkt werden keine weiteren personenbezogenen Daten an den Kalenderanbieter übertragen. Termine, die bereits im Kalender stehen, bleiben dort unverändert, bis Psymora sie das nächste Mal schreibt — also bei einer Verschiebung — oder bis du sie im Kalender selbst löschst. Verbindungen, die vor der Einführung dieser Einstellung bestanden, übertragen weiterhin alle Angaben; die Anwendung weist auf der Einstellungsseite sichtbar darauf hin.

Videotermine (optional, nur mit eigenem Videoserver)

Psymora kann Videotermine anbieten: Du legst einen Termin an, die eingeladene Person erhält eine E-Mail mit einem persönlichen Link und einem Kalendereintrag und nimmt im Browser teil — ohne Installation und ohne Konto. Das geschieht nicht von selbst: Die Funktion muss in den Einstellungen eingeschaltet sein und braucht einen eigenen Videoserver auf Basis der quelloffenen Software Jitsi Meet. Ist keiner hinterlegt, meldet sich das Modul als nicht eingerichtet und lässt sich nicht benutzen. Öffentliche Videodienste — etwa meet.jit.si — werden bewusst nicht unterstützt, weil dort ein fremder Betreiber im Signalweg säße und die Zutrittskontrolle nicht durchsetzbar wäre.

Bild und Ton laufen nicht über Psymora. Der Gesprächsinhalt erreicht den Anwendungsserver zu keinem Zeitpunkt. Bei zwei Teilnehmenden verbinden die Browser einander direkt; ab drei Teilnehmenden läuft das Signal über den Videoserver. In beiden Fällen ist die Übertragung auf dem Transportweg verschlüsselt. Zusätzlich schaltet der Videoraum beim Betreten von selbst eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ein — dann verschlüsselt bereits der Browser, und selbst der Videoserver sieht nur unlesbare Daten. Die Teilnehmenden müssen dafür nichts tun; ein Kennwort gibt es nicht, den Schlüssel handeln die Browser untereinander aus. Nötig ist allerdings auf beiden Seiten ein Browser, der das beherrscht: Chrome, Edge, Brave oder Opera. Bringt eine Seite Firefox oder Safari mit, bleibt es bei der Verschlüsselung auf dem Transportweg — der Videoraum zeigt durchgehend an, welcher Fall gerade gilt. Nicht verschlüsselt sind in beiden Fällen die Verbindungsdaten: dass, wann und wie lange gesprochen wurde.

Es wird nicht aufgezeichnet. Aufzeichnung, Livestream und automatische Mitschrift sind bereits im Zugangsausweis gesperrt und zusätzlich aus der Bedienoberfläche des Videoraums entfernt. Psymora hat keine Funktion, ein Gespräch mitzuschneiden, und speichert keine Gesprächsinhalte.

Wer hereinkommt, entscheidet der Server — nicht die Reihenfolge des Erscheinens. Jeder Raum trägt einen Zufallsnamen und ist nur mit einem Zugangsausweis zu betreten, den ausschließlich deine Psymora-Instanz ausstellen kann. Der Ausweis gilt für genau diesen einen Raum, endet spätestens mit dem Termin und enthält keine E-Mail-Adresse. Eröffnen und moderieren kann einen Raum nur, wer in Psymora angemeldet ist und das Recht dazu hat; eingeladene Gäste erhalten ausnahmslos einen Ausweis ohne Moderationsrechte und warten im Warteraum, bis der Gastgeber sie hereinlässt. Der persönliche Link wirkt nur in einem Zeitfenster um den Termin — ab Werk von 15 Minuten davor bis 60 Minuten nach dessen Ende — und lässt sich einzeln entziehen, ohne den Termin für die übrigen Teilnehmenden anzutasten.

Was Psymora dazu speichert: zum Termin Titel, Beschreibung, Beginn, Ende, Zeitzone, zugeordneter Kunde und Gastgeber, der zufällige Raumname, ob die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung vorgesehen ist, ob der Warteraum eingeschaltet ist sowie Status und Zeitpunkt einer Absage oder Beendigung. Zu jeder eingeladenen Person Name, E-Mail-Adresse, Rolle, der persönliche Zugangsschlüssel, wann eingeladen wurde, wann sie zum ersten und zum letzten Mal beigetreten ist, wie oft, ob und wann der Zugang entzogen wurde, ob ihr zuletzt verwendeter Browser die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung beherrscht und gegebenenfalls die Fehlermeldung eines misslungenen Mailversands. IP-Adressen der Teilnehmenden werden dabei nicht gespeichert, Gesprächsinhalte ebenso wenig. Ein Termin lässt sich absagen und ein einzelner Zugang entziehen; ein automatisches Löschen dieser Termindaten gibt es derzeit nicht — sie bleiben in deiner Instanz gespeichert, bis du sie entfernen lässt.

Wer sonst noch beteiligt ist. Der Browser der teilnehmenden Person ruft den Videoraum unmittelbar beim Videoserver ab; dessen Betreiber verarbeitet dabei zwangsläufig deren IP-Adresse und technische Angaben des Browsers. Weitere Dienste spricht der Videoraum nicht an: Aufrufe zu fremden Anbietern und die eingebaute Nutzungsmessung der Videosoftware sind abgeschaltet, und die Anwendung verweist ausschließlich auf den eingerichteten eigenen Videoserver. Ob beim Verbindungsaufbau zusätzlich ein Vermittlungsserver einspringt — nötig, wenn ein Firmen- oder Gäste-WLAN die direkte Verbindung sperrt —, richtet sich nach der Einrichtung dieses Videoservers und nicht nach der Anwendung. Für die Teilnahme genügt ein aktueller Browser; er fragt vor dem Beitritt nach der Freigabe von Kamera und Mikrofon.

Wo der Videoserver steht. Den Videoserver, den wir für Psymora bereitstellen, betreiben wir selbst; die Serverkapazität dafür mieten wir bei Prepaid-Host, Einzelunternehmen Christopher Sakel, Im Eichengrund 10, 37170 Uslar, Deutschland. Der Anbieter hat seinen Sitz in Deutschland, und die IP-Adresse des Servers ist Deutschland zugewiesen — auf diese beiden Angaben stützen wir uns; den genauen Standort des Rechenzentrums nennt der Anbieter nicht öffentlich. Die Videotermine werden damit innerhalb der Europäischen Union verarbeitet; eine Übermittlung in ein Drittland entsteht dadurch nicht. Der Vermittlungsdienst, der beim Verbindungsaufbau hilft (STUN), läuft auf diesem Server selbst — es wird also kein fremder Dienst dafür befragt. Im Signal- und Medienweg liegt kein Auslieferungsnetz (CDN) und kein Messdienst. Betreibst du stattdessen einen eigenen Videoserver, gelten dessen Angaben statt dieser.

Wie dieser Anbieter eingebunden ist. Er stellt uns ausschließlich die Serverkapazität bereit; die Videosoftware richten wir selbst ein und verwalten sie selbst. Welche Anbieter wir für Psymora einsetzen und wie sie jeweils datenschutzrechtlich eingebunden sind, führen wir für unsere Kundinnen und Kunden in der Anlage „Unterauftragsverarbeiter“ zum Auftragsverarbeitungsvertrag auf. Unsere Kundinnen und Kunden erhalten diese Anlage vor Vertragsbeginn und können den jeweils aktuellen Stand dort im Einzelnen nachlesen.

Deine Verantwortung als Praxis: In einer Psychotherapiepraxis ist bereits die Tatsache eines Termins ein Gesundheitsdatum nach Art. 9 DSGVO, und im Gespräch selbst werden Inhalte dieser Art besprochen. Nimm die Verarbeitung deshalb in dein Verarbeitungsverzeichnis auf, informiere deine Klientinnen und Klienten vor dem ersten Videotermin darüber und prüfe, worauf du die Verarbeitung nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO stützt. Willst du die Funktion nicht nutzen, lass sie ausgeschaltet — dann entstehen dazu weder Daten noch Verbindungen.